Как эффективно взаимодействовать с партнерами с помощью презентации?
Презентация — это эффективный инструмент взаимодействия с партнерами или инвесторами, с целью проинформировать или побудить их к какому-либо действию. Под действием здесь понимается долговременное сотрудничество, инвестиции или поддержание существующих связей.
Презентации для деловых партнеров и инвесторов проводят с целью:
- Распространить информацию о новой, выпускаемой впервые продукции, или о новом, впервые поступающем в продажу товаре.
- Представить качества (свойства) этой продукции, условия выпуска и продажи, ознакомить присутствующих на презентации с особенностями транспортировки, хранения продукции и спецификой ее применения.
- Проинформировать деловые круги, общественность и СМИ о новом проекте, затрагивающем интересы различных групп населения.
- Сформировать положительное отношение и заинтересованность у лиц, способных оказать материальную поддержку проекту.
- Ознакомить достаточно узкий круг людей (например, акционеров) с результатами, объемами и стоимостью работ.
- Проинформировать круг лиц, имеющих прямое отношение к будущим работам, о том, что будет сделано в определенный период, описать будущие работы, дать информацию об исполнителях, предполагаемых результатах и средствах, которые необходимо будет израсходовать.
Но, как и всякий момент делового этикета, презентация способна превратиться в красивую вечеринку, которая не принесет экономической прибыли. Об этом часто забывают, ограничиваясь намерением вызвать интерес аудитории. Презентация дает повод пригласить нужных компании политических и общественных деятелей, предпринимателей, банкиров, спонсоров или представителей различных фирм.
Процесс подготовки презентации состоит из следующих этапов:
1 этап. Определение цели презентации.
На первом этапе определяют словесную формулировку цели. Все методы презентаций, наглядно-иллюстративные материалы, основные и дополнительные выступления — должны проверяться с одной точки зрения: работает ли этот метод (фраза, плакат) на цель презентации? Это главный критерий оценки ее составляющих.
2 этап. Составление списка и анализ состава приглашенных.
Кроме партнеров и потенциальных инвесторов, необходимо обязательно пригласить представителей "дружественных" СМИ, способных представить презентацию наилучшим образом.
3 этап. Разработка плана презентации.
Этот этап можно назвать определяющим. От того, какие методы показа и рассказа об объекте презентации выбраны, зависят место и время, состав приглашенных, оформление помещения и т.п.
4 этап. Выбор метода представления продукта.
- Для начала необходимо выбрать способ оповещения нужной аудитории о проведении презентации. Для этого приглашение на презентацию рассылается всем потенциальным слушателям. В объявлении и в тексте приглашений указывается главная цель презентации. Также, особо значимых гостей, можно приглашать при личной встрече или по телефону. В разговоре так же важно указывать цель мероприятия, время и место проведения.
- Выступление и показ. Главная цель выступления — побуждение к действию. Основная задача выступающего — добиться, чтобы приглашенные, не дожидаясь завершения презентации, "выстроились в очередь" за новым продуктом или захотели бы поскорее внести свою фамилию в число спонсоров предложенного проекта.
5 этап. Подбор демонстрационных материалов.
- Текстовые наглядные материалы помогают выступающему удержать внимание слушателей на определенных аргументах и фактах, а также демонстрируют логику выступления. Распространенными ошибками являются размещение на электронном слайде слишком большого объема текста, а также недостаточно крупный шрифт. Шрифт лучше выбрать простой, без особенностей. Чтобы обратить внимание аудитории на отдельные слова, их можно выполнить более крупным шрифтом, но не в ущерб разборчивости текста.
- Графические наглядные материалы помогают в восприятии и запоминании. Обычно это графики, диаграммы, схемы, рисунки. Графическое изображение должно быть снабжено надписью, поясняющей его смысл. В презентациях для партнеров и инвесторов часто используют графические изображения динамики различных явлений или процессов.
- И текстовые, и графические наглядные пособия должны подчеркивать, а не затенять содержание выступления. Следует помнить, что наглядный иллюстративный материал лишь дополняет выступление. Также обратите внимание на то, что в презентации не должно содержаться противоречивых сведений.
- Средствами, которые сделают презентацию успешной, могут быть модели и макеты. Например, на презентации строительного проекта естественным будет использование макета застройки будущего микрорайона или макета отдельного здания; на презентации нового вида продукции можно продемонстрировать одну или несколько моделей рекламируемой продукции.
6 этап. Подготовка выступлений.
- Сделать речь легко воспринимаемой, яркой, запоминающейся, побуждающей к определенным действиям можно, следуя нижеприведенным рекомендациям:
- сопроводите речь цифрами: пусть их будет немного, но они должны быть впечатляющими,
- приведите 1-3 ярких примера; это придает речи убедительность,
- используйте юмор для создания непринужденной атмосферы,
- используйте простое построение фраз.
- В заключении следует остановиться еще раз на основных, ведущих идеях, которые были высказаны ранее. Последние фразы должны быть мажорными, пробуждать желание действовать. Не следует высказывать новых идей, надо резюмировать лишь то, что уже говорилось.
- В презентации невозможно рассказать и показать все. Не стоит перегружать ее излишней информацией. Надо уметь ограничить себя в подборе данных, отбирая лишь те, которые заинтересуют всех приглашенных. Презентация не должна утомлять изобилием технических подробностей, от точных детальных характеристик стоит отказаться в пользу более общих (но не менее достоверных).
- Важно проверить работу оборудования перед началом любой презентации.
7 этап. Подготовка к ответам на вопросы.
Этот завершающий этап поможет подготовиться к обратной связи. Здесь важно обратить внимание на спорные моменты или те, которые заведомо могут быть непонятны. Также необходимо помнить, что общаться с партнерами и инвесторами надо в соответствии с правилами делового этикета.
Чтобы подвести итоги, увидеть все преимущества и недостатки прошедшего мероприятия, важно отслеживать динамику развития презентуемого направления и после проведения презентации.
- На следующий день необходимо составить список новых контактов, которые появились после проведения мероприятия и которые пригодятся для дальнейшего продвижения презентационного продукта.
- Связаться с представителями СМИ, приглашенными на презентацию, и уточнить, когда и в каком формате выйдет информация.
- В течение месяца отработать все контакты по базе данных и внести все замечания, заказы в отдельные графы.
- По итогам месяца необходимо подготовить отчет, в котором будут прописаны экономические показатели по развитию презентуемого направления, с ключевыми показателями: заключено контрактов, получено предложений о сотрудничестве, куплено продукции, записано клиентов и так далее. Чтобы понять, насколько эффективной была презентация, необходимо указать присутствовал ли на ней партнер, инвестор или получил информацию другим путем (буклет, пресс-релиз, информация на сайте).
Наши услуги
Новости
Мы решили поделиться нашим опытом и подготовили несколько статей, которые упростят вашу работу с маркетинговыми исследованиями.
Современный мир меняется быстрыми темпами. Для того чтобы быть в курсе всех событий, изменений на рынке и в обществе, актуальных проблем, которые волнуют население, важно проводить социологические и маркетинговые опросы. Опрос предполагает сбор данных об изучаемой проблеме. С помощью опроса можно получить информацию о разных событиях, явлениях, фактах. Опросы помогут решить сразу несколько задач исследования.
14 февраля 2024
Современный мир меняется быстрыми темпами. Для того чтобы быть в курсе всех событий, изменений на рынке и в обществе, актуальных проблем, которые волнуют население, важно проводить социологические и маркетинговые опросы. Опрос предполагает сбор данных об изучаемой проблеме. С помощью опроса можно получить информацию о разных событиях, явлениях, фактах. Опросы помогут решить сразу несколько задач исследования.
